الخرطوم :الايام نيوز
مساء الخير.. نستكمل في الجزء الرابع قصة التوثيقات.. وفي هذا الجزء نتناول ضوابط الوثيقة نفسها التي يعدها الموثق..
نجد ان كثير من الموثقين يعتمدون على من سبقهم في نهج إعداد الوثائق وهنا اقصد الاستاذ الذي تتدرب على يديه الموثق أو من زامله..
وأود ان أشير للضوابط العامة في الوثيقة التي يعدها الموثق..
اولا وجب ان تكون الوثيقة مطبوعة ولاتحرر باليد.. الملاحظ ان لائحة التوثيقات جاءت بعبارة ان تكون مكتوبة بالالة الكاتبة مع ملاحظة ان الآلة الكاتبة حتى صدور اللائحة في 2000م كان معمول بها!! والان حل الحاسوب مكانها..
لذلك مازلت أرى أن اللائحة اكل الدهر عليها وشرب ووجب ان تخضع للتنقيح والتعديل..
كذلك من حيث الضبط العام على الموثق ان يتحرز الضبط في شكل الوثيقة من حيث العنوان.
فعقد الإجارة وجب ان يضبط بألفاظ المستاجر و المؤجر.. وعقد البيع بألفاظ البائع والمشتري وهكذا الخ الخ.. كذلك على الموثق ان يتأكد من إضافة بيانات الأطراف وبيانات الشهود.. وللأسف كثير من الموثقين يعتمدون على العناصر المساعدة كالسكيرتير الخاص بمكاتبهم في إعداد الوثيقة!! ويتجاوزون ذلك بأن يقوموا بتوقيع أوراق التوثيقات وختمها ويلقون بانفسهم للتهلكة والمحاسبة القانونية!!..
على الموثق عند قيامه بصياغة الوثيقة ان يراعي الضمير القانوني في أن ما يقوم به هو إجراء قضائي وذو حجة قانونية فالتوقيع.. والبصمات.. وغيرها من الدلائل المتضمنة في الوثيقة حجج قانونية وفق قانون الإثبات.. وقبل مرحلة الطباعة النهائية لنوع الوثيقة وجي عليه مناقشتها مع طالبها/طلابها.. حتى يتوصل لصيغة ترضى طالبها.. وفق قالب قانوني سليم.
افضل ان يتعلم المحامي الموثق مهارات احترافية كالكتابة على برنامج الward.. فهو اضمن له واسلم في الاعداد السليم..
وفي عصرنا الان لم يعد الامي من لايعرف الكتابة أو القراءة وإنما الجاهل بالحاسوب ومهاراته من برامج هو الأمي!!.
بالإمكان إعداد الوثيقة باللغة الإنجليزية وتعد الإنجليزية اللغة الثانية المعتمدة في السودان.
لذلك يلاحظ الموثق انه عند تسليمه النموذج لتوقيعه في إدارة التوثيقات الاتحاديه يطالب بنموذج لتوقيعه باللغتين العربية والإنجليزية..
ولايجوز إعداد الوثيقة بلغة أخرى كمثال بالفرنسية أو الإسبانية!! وفق ضوابط الوثائق..
لايجوز للموثق اعتماد الوثائق المساندة للتوثيق وفق ترجمته الشخصية وإنما يكون ذلك وفق الترجمة المعتمدة من جهة رسمية.. كمثال اذا قام (احمد) وهو مقيم بالمملكة المتحدة بإرسال توكيل باللغة الانجليزية فوجب على الموثق بأن لايعتمد على ترجمته للغة العربية وفق فهمه الخاص وابرار عضلاته في الترجمة القانونية وإنما يلجاء لجهة رسمية تقوم بتجرمة تلك الوثيقة كمثال وحدة الترجمة بجامعة الخرطوم جهة معتمدة في ترجمة الوثائق من اللغة العربية الي الانجليزية والعكس صحيح..
ممارسة عمل الموثق داخل مكتب التوثيقات فعلي المحامي الموثق ممارسة إعداد الوثيقة داخل مكتب التوثيق وفق النطاق المكاني المعتمد له.. فإذا اضطر للخروج وممارسة التوثيق خارج نطاق المكتب وجب ان يدون ذلك بانتقال الموثق للمكان الفلاني بوصفه.
عليك كموثق الاحتفاظ بصورة من أوراق التوثيق التي اعتمدتها وذلك في عمل نسخ من أوراق التوثيق وتصويرها وإعطاء الأطراف النسخ الأصلية الأصلية والاحتفاظ بنسخة احتياطية لأي طاري وعند أعمال المراجعة السنوية لاوراق التوثيقات والتي غالبا ماتنتهي في الحادي والثلاثين من شهر مارس من كل عام.. وتمدد بقرار من لجنة التوثيقات الاتحادية وفق رؤيتها..
عليك كموثق الاحتفاظ بالختم في مكان آمن وذلك حفاظا عليه من الضياع أو يقع في أيدي غير أمينة تودي بالموثق للمسالة القانونية..
1/عنوان الوثيقة.
2/الاطراف.
3/تاريخ سريان الوثيقة.
4/المقابل أو القيمة.
5/الشهود.
6/امضاء الموثق
ويشير الموثق في نهاية إعداد الوثيقة بالرمز بالحروف باسمه الثلاثي ويلي ذلك رقم الوثيقة وفق التسلسل السنوي لاعدادها.
كمثال (ت/م. ح. ع/21/2023)
فحرف التاء يشير لعملية التوثيق
والحروف (م. ح. ع) تشير لاسم الموثق الثلاثي
والرقم (21) لرقم التوثيق في العام اي الوثيقة الحادية والعشرون
والرقم 2023 اي الوثيقة الحادية والعشرون في العام 2023
الي هنا نكون قد أشرنا الي الضوابط العامة لإعداد الوثيقة في نقاط حاولت جاهدا توضيحها للفهم العام.. وأود ان أشير ان لاعيب في السؤال والتحري لمعرفة إعداد الوثيقة حتى تتكلل بالنجاح والتوفيق في ممارسة عمل التوثيق.. وفي الجزء القادم نتناول انواع التوثيق بصورة متخصصة اكثر اذا أمد الله في الاجال.
د. مصعب حجازي
التعليقات مغلقة.